Kan dossierbeheer nog efficiënter?
Bij AnnTac komt nog wel eens de (terechte) vraag ‘Wie is jullie doelgroep?’. Dan zijn we vaak geneigd om direct markten zoals de advocatuur, huisartsen of bewindvoerders op te sommen. Steeds vaker luidt eigenlijk het antwoord: ‘Bedrijven die aan dossierbeheer doen.’ En dat zijn er nog al wat…
Dossierbeheer, wat is dat eigenlijk?
Een dossier is een verzameling van documenten met hetzelfde onderwerp. Denk hierbij aan de volgende onderwerpen: Een klant/cliënt/patiënt/relatie, project, product, periode en zo zijn er nog tal van dossierverzamelingen te bedenken. Vaak heeft elk dossier weer een eigen indeling. Deze indeling wordt binnen papieren dossiers vaak gevormd door de tabbladen in de ordner en online door benoemde mappen en bijhorende structuur. Voor dit laatste zijn veel Document Management systemen (dms) waarmee de documenten binnen deze systemen door de gebruikers zelf gestructureerd kunnen worden tot nette dossiers. En dat vraagt om goed beheer.
Dossierbeheer is niet altijd een feestje…
Kan het nog slimmer?
Ja. Een zelflerend archief is uitermate geschikt voor het automatisch archiveren naar dossiermappen met twee of meerdere lagen/ sub mappen. Het zelflerende archief leert dankzij haar ‘machine learning software’ eenvoudig dossiers en type documenten herkennen. Aan deze velden kunnen vervolgens weer velden gekoppeld worden en zo leert de software steeds beter.. Bijvoorbeeld een dossierbehandelaar een bepaald dossier waardoor er gemakkelijk de volgende voorbeeld structuur te maken is: dossierbehandelaar\dossier\documenttype\jaar. Vervolgens doet de software het werk en heb je als menselijke factor slechts wat controle dat overblijft. Een wezenlijk verschil!
Maar is het bereikbaar?
Ja. Laagdrempeliger dan je denkt. AnnTac is wereldwijd koploper in zelflerende archieven. Het is ideaal voor dossierbeheer, want het slaat dossiers binnen de bijhorende structuur op. Bij een export van het volledige archief zal de dossierstructuur bovendien behouden blijven waardoor je ook zonder de AnnTac software documenten slim en snel kan terugvinden.
Op deze manier kan een dossierbehandelaar gemakkelijk alleen binnen de eigen dossiers zoeken of de nieuwe documenten van zijn of haar dossiers opvragen.
Maar dat is niet alles. Binnen AnnTac zijn tal van handigheden ontwikkeld om dossierbeheer nog makkelijker te maken. Zo kunnen volledige dossiers met een muisklik gedownload worden uit het archief, hierbij blijft de dossierstructuur netjes behouden. Ook kunnen dossiers gemakkelijk van behandelaar naar behandelaar verplaatst worden. De software zal automatisch de documenteigenschappen aanpassen naar de nieuwe behandelaar. En dat kan al vanaf 7,50 per maand, veilig in de cloud op Nederlandse bodem.
AnnTac oplossingen zijn al verkrijgbaar vanaf € 7,50 per maand en helpt je bij een efficiënte workflow.