Een AnnTac-archief is een digitaal archief waarin je documenten kunt archiveren en raadplegen. Het archief is toegankelijk via je internetbrowser en kan vergeleken worden met een digitale kast met ordners en tabbladen gevuld met stapels documenten. Je kan zelf een structuur definiëren welke past bij jouw manier van werken en organiseren van je data. Het AnnTac digitaal archief is altijd toegankelijk, ook via de tablet of mobiele telefoon. Documenten die worden toegevoegd aan het archief worden zoveel mogelijk vanzelf toegewezen aan de door jou gedefinieerde categorieën, op basis van de documenten die eerder al door jezelf aan categorieën toegewezen zijn. Je traint het systeem dus zelf. Naast automatische herkenning kun je er uiteraard ook voor kiezen om de controle van toewijzing in eigen hand te houden.

Het Whitelabel zet er alleen een andere naam op. Beslis zelf hoe jij het in de markt zet!

Een gebruikerslicentie geeft toegang tot één inlog-sessie van een gebruiker tot het digitaal archief. Je kan wel met meerdere gebruikers een licentie delen. Afhankelijk van hoeveel medewerkers er tegelijk met de software werken, heb je een bijbehorend aantal licenties nodig. Als medewerkers in deeltijd toegang nodig hebben tot het archief, dan kun je voor iedere deeltijdmedewerker een eigen inlogaccount definiëren, ongeacht het aantal gebruikerslicenties.

Afhankelijk van de gekozen oplossing, krijgen afnemers een x aantal GB dataopslag toegewezen voor de archiefbestanden. Ter vergelijking, 25 GB dataopslag komt ongeveer overeen met 500 volle ordners en 250.000 zwart-wit gescande pagina’s, ofwel een stapel papier van ongeveer wel 25 meter hoog! Kortom, de meeste klanten hebben ruim voldoende aan deze dataopslag voor zichzelf en enkele medewerkers. Uiteraard kun je altijd onder je whitelabel extra voordelig dataopslag aanbieden aan klanten.

Om gebruik te kunnen maken van de AnnTac OCR-tekstherkenning is een scanbundel-licentie noodzakelijk. De scanbundel (image processing en barcode-module) omvat het volgende:

Alle image-formaten worden door onze OCR-software verwerkt en geconverteerd naar doorzoekbare PDF-bestanden. Ook documenten die niet gescand worden maar op een andere manier aan het digitale archief worden toegevoegd, worden geconverteerd naar het doorzoekbare PDF-formaat.

Naast tekstherkenning vindt ook herkenning van barcodes plaats en opsplitsing van documenten op basis van barcodes. Door het scheiden van documenten met barcodes kun je dus efficiënt een aantal documenten ineens inscannen. De barcodes kunnen aangebracht worden door middel van herbruikbare barcode-tussenbladen of via barcodestempels die op de eerste pagina van ieder document gestempeld kunnen worden. Je ontvangt uiteraard duidelijke instructies over het uitprinten van barcode-tussenbladen of het bestellen van AnnTac-barcodestempels.

Pagina’s worden rechtop gezet en lege pagina’s worden automatisch verwijderd door de scanbundel-software.

Afhankelijk van gekozen scan-instellingen kunnen scans ook automatisch opgesplitst worden in documenten van één pagina. Met deze functionaliteit kun je ook een stapel losse 1-pagina documenten ineens inscannen, zonder barcodes aan te hoeven brengen. De AnnTac-scanbundel maakt hier automatisch losse documenten van en zal de witte pagina’s automatisch verwijderen.

Uiteraard zit de scanbundel standaard in het whitelabel pakket.

Op een Windows computer kunnen verzendtools geïnstalleerd worden waarmee je documenten op gemakkelijke wijze naar jouw eigen merk online archief kunt versturen. Als je Outlook op je lokale computer gebruikt, dan kan er daarnaast een speciale Office/Outlook plug-in geïnstalleerd worden die zorgt dat je e-mailberichten rechtstreeks vanuit Outlook (en andere Office-applicaties) kunt archiveren. Je krijgt hierbij de keuze of je het hele bericht, het bericht + bijlagen of alleen het bericht wilt archiveren. Daarnaast kan je in een lokale folder op je computer eigen documenten toevoegen en met behulp van de AnnTac-verzendtools naar het archief sturen. De lokale folder ondersteunt alle gangbare kantoorformaten (zoals Office-documenten en PDF-bestanden).

Voor MacOS hanteren we overigens wel een andere werkwijze.

Absoluut. De AnnTac software beschikt reeds over diverse API-koppelingen met CRM-, ERP- en boekhoudprogramma’s. Deze integraties nemen een hoop werk uit handen, denk bijvoorbeeld aan synchronisatie van een huidige mappenstructuur op een lokale PC of netwerk of het kiezen van een documenteigenschap uit een lijst die afkomstige is uit CRM-software.

Daarnaast voorkom je bij afnemers van je whitelabel het dubbel invoeren van data, omdat gegevens tussen systemen automatisch worden uitgewisseld, dit kan heel veel tijd schelen.

Als je daarna weer nieuwe integraties wil toevoegen, dan kan dit vrijwel altijd. Wellicht brengt dit wel eenmalig bijkomende kosten met zich mee. Stel gerust van te voren hierover een vraag met jouw Whitelabel contactpersoon binnen AnnTac.

Een eigen merk in de (internationale) markt zetten kost geld. AnnTac zal eerst met je doorlopen wat je exact nodig hebt. Vervolgens krijg je een op maat gemaakte offerte.

Ja. AnnTac Whitelabel leent zich uitstekend voor maatwerk. Uiteraard adviseren we je om mee te gaan in pakketten die nu binnen AnnTac de namen START, ONLINE en PLUS dragen. Toch is het mogelijk om nog wat zaken aan te laten passen zodat jij daadwerkelijk je eigen merk en online archief kan verkopen.

Zo kunnen documenteigenschappen toegevoegd of verwijderd worden, of kan er automatische herkenningstraining op bepaalde documenteigenschappen aangebracht worden. Verder kunnen wij je assisteren om een eenvoudige workflow voor jouw whitelabel organisatie op te zetten zodat documenten op de meeste efficiënte wijze verwerkt worden. Kortom, optimale afstemming op jouw werkwijze.

Daarnaast kan AnnTac helpen met het inrichten van de gewenste archiveringsprofielen binnen Outlook waarmee bij het archiveren van e-mails en/of bijlagen meteen de documentstatus of andere documenteigenschappen meegegeven kunnen worden. Via deze documenteigenschappen kun je de documenten vervolgens snel terugvinden in het archief.

Whitelabel is dus altijd maatwerk en daarom ontvang je een offerte op maat.

Ja, het is veelal mogelijk om bestaande archieven te importeren in AnnTac. Je zou onder je eigen merk net als ons ook een scanservice voor de papieren archieven van je klant kunnen aanbieden. Dus meekijken naar digitale data die we kunnen converteren naar de AnnTac cloud-omgeving behoort tot de mogelijkheden. Zo maak je optimaal gebruik van je whitelabel dat je succesvol wil gaan verkopen!

Veel klanten nemen een extra archief erbij. Dit is handig als iemand gebruik wilt maken van bijvoorbeeld een bedrijfs- en een privé- archief, of hij/zij wilt meerdere bedrijfsarchieven met gescheiden toegang of verschillende configuratie en indeling. Met het AnnTac Whitelabel is het allemaal mogelijk en kun je werken aan een robuust, schaalbaar businessmodel.

Je kunt met de AnnTac-verzendtools en via verschillende Outlook-plug-in-profielen kiezen naar welk archief je documenten en e-mails archiveert. Efficiëntie ten top en dat voor een transparante meerprijs per maand!

Standaard kan elke gebruiker middels een licentie-inlog in het archief. Het komt ook voor dat (vertrouwelijke) documenten niet voor elke gebruiker inzichtelijk mogen zijn. Binnen AnnTac Plus is het mogelijk om sub-mappen van het archief te beveiligen zodat gebruikers alleen toegang hebben tot specifieke delen van het archief. Hiermee kun je onderscheid aanbrengen tussen confidentiële en minder confidentiële documenten in een enkel archief.

Bij het neerzetten van een eigen merk raden we je aan om deze extra tools op deze wijze ook aan te bieden.

Indien jouw klant gebruik wilt maken van een Terminal server/Remote Desktop, dan is dit ook mogelijk. Je dient dan mee te kijken met de werkplek-provider en af te stemmen met de systeembeheer hoe jouw merkarchief het beste ingericht kan worden.

Wij adviseren om deze inrichting wel apart te factureren omdat de complexiteit van deze installaties enorm kan verschillen.

Uiteraard ontvang je binnen AnnTac Whitelabel hierover passend advies.

Documenten bij een ander onderbrengen klinkt spannend, dat begrijpen we zeker.

Online wordt cybercrime een (terecht) steeds belangrijker onderwerp.

AnnTac heeft een dubbele (back-up) server, verdeeld over de 2 beste datacenters van Nederland. Daarom is de terminal beveiliging één van de hoogste van Nederland. Alle data blijft dus ook in Nederland, dus ook valt dit onder Nederlands recht.

Het AnnTac Whitelabel kun je dus met een gerust hart in de markt zetten!

Als je een Whitelabel start gaat dit uiteraard gepaard met een lange termijn visie en verantwoordelijkheid.

Indien er toch een behoefte is om te stoppen met je eigen merk archief, dan zal AnnTac altijd met je in gesprek gaan en naar een oplossing zoeken. Vervolgens kijken we samen naar de juiste exit strategie. Dat is een geruststellende gedachte.